如何提高石油化工项目采购进度计划的质量

对于石油化工的EPC项目，采购的设备和材料很多，对设计和现场施工安装是承上启下的关系，采购的进度直接影响项目最终进度目标，也影响项目的质量和费用；基于此，本文通过采购的WBS、进度计划级别、进度计划的输入和依据、编制方法和步骤、检查等几个步骤探讨如何提高石化项目采购进度计划的质量。

石化项目EPC的进度目标必定会受到采购的制约，石化项目有很多大型动设备和大吨位、高压的容器，这些设备制造周期很长，这些长周期设备的采购进度影响项目进度的关键路径；采购进度计划也是采购的人力安排、采购合同、物流运输、项目付款计划、项目现金流的重要依据。采购进度计划的质量和精度会影响上述工作的执行。本文将探讨采购进度的编制、修改、审查，结合实践经验，说明如何提高采购进度计划的质量。

石化项目和其它行业相比涉及的专业更多，采购的设备和材料的种类更多,和设计和施工有很强的上下游逻辑联系和大量的界面交互、信息往返，比如询价文件准备和设计有关，设计的进展和供应商提供的资料有关；采购的设备和材料是施工的输入，运输到项目现场的时间对施工有重大的影响；国际项目的采购还涉及国际物流运输、清报关、项目所在国的内陆运输等。所以，提高采购进度计划的质量还需要对上述因素有准确的理解、全面的考虑。

采购工作的WBS
提高采购进度的质量，要从正确编制WBS入手。采购WBS的核心就是采购包。首先要遵循项目WBS的规定和层级，根据采购范围和工作建立WBS。典型的石化项目WBS的结构见下图：

图：典型的石化项目WBS的结构

和土建和公用工程项目相比，石化项目的WBS涉及的工作更复杂，采购WBS不是一次就可以建立的，需要随着对项目范围和目标的理解和逐渐落实业主的要求，并结合供应商的选择，才能逐步完善；

通常在报价阶段，根据设计提供的初步询价文件清单起草初步的采购WBS；中标后，按合同里的要求、工作范围的分工和澄清、更新的MR List，对初步WBS进行核对和修改。

EPC项目的WBS的第一到第四级也适用于采购WBS，从第五级开始，要依据采购的具体范围和项目包括的各种“采购包”，以下是石化项目采购WBS级别的典型规定：
1. 第一级：项目通常采用项目编号；
2. 第二级：包括的各个工艺装置、辅助装置、全厂性系统的编码；
3. 第三级：装置下的区域或单元编码，比如炼油装置分为常减压、催化裂化、重整、加氢裂化等；
4. 第四级：项目的工作分类编码，对EPC项目常见分为施工图设计、物资采购、现场安装和施工、项目控制、QHSE管理等；
5. 第五级：采购专业编码，比如工艺设备、电气、仪表、管材、仪表等；
6. 第六级：采购品类编码，比如换热器、反应器、压缩机、离心泵等；
7. 第七级：采购工作包，是品类下的细分；通常长周期设备、现场组装设备、大型或主要设备以每一个位号为工作包，其它设备以批为一个工作包；成套设备（包设备）根据范围分解；有些要根据属性分解，比如阀门按种类及压力分类。

采购进度计划分级
进度计划显示每项工作的进度，分解为若干子项工作的进度，就形成了进度计划的级别，准确和合理的分级的目的是有利于进度计划的编制、汇总和执行阶段的监控。

相比其它行业的项目，石化项目的采购进度每一级的内容更多，典型的进度级别规则如下：
第1级：采购的总体进度计划
采购的关键进度（开始和结束时间）或里程碑。典型的内容包括：
1. 关键的、长周期设备和材料；
2. 采购大的品类的进度，比如工艺设备、管道材料、电气、仪表。

第2级：采购的控制进度计划
按第1级进行细化的进度。典型的内容包括：
1. 关键的、长周期设备和材料，显示开始、签订PO、出厂和交付到现场的时间；
2. 采购大的品类更细分的进度，比如工艺设备分为容器、塔器、换热器、机泵等。本级还要表示和设计、施工的逻辑关系。

第3级：采购的实施进度计划
本级是按第2级进度和WBS规则进行细分的进度，显示更具体的采购工作和如何实施采购。
● 对长周期设备、关键设备和材料，显示询价文件完成、收到供应商报价、签订PO（Purchase Order）、供应商提供技术资料、发货或运输到现场等进度；
● 对一般设备、成套设备、控制系统、模块，此级别要通常显示到每个采购包；
● 对一般材料、小型设备、仪表等，如果采购包的数量很多，本级别宜按采购分类显示，以管道为例，第3级通常分为碳钢管道、不锈钢管道。

第4级：采购包的进度计划
● 本级是根据第3级再分解后的进度计划，向上汇总就得到第3级进度计划；
● 本级要体现每个采购包的子环节的进度计划。

通常分为两类：
1. 设备、成套设备、系统、模块，显示进度包括询价文件准备、收到供应商报价、技术和商务评比、签订订单、供应商提供制造资料、检验、发货、运输到项目现场。对模块和成套设备，还要增加需要外购的主要设备交付到制造厂的时间；

2.一般材料、小型设备、仪表等，显示进度包括询价文件准备、收到供应商报价、签订PO、供应商发货、运输到项目现场。

采购进度计划的依据
1. 依据
全面、准确和可靠的依据是进度计划质量提高的必要条件，对于石化项目，采购的依据内容更多，通常包括：
● 项目进度的目标、合同（或招标文件）里的里程碑；
● 总体WBS和采购的WBS；
● 设计和施工的进度计划；
● 进度的关键路径和时间接近的路径；
● 采购的工作范围；需要采购的各品类材料表和设备表，采购包清单（MR List）；
● 采购分工和物资移交计划；包括EPC承包商和业主、专利商、其它合作伙伴、施工分包商、成套设备供应商，和EPC承包商的运输分工；
● 供应商选择策略，批准的供应商清单（包括制造地点）；
● 项目的运输策略，运输的分工，采用分批运输还是集中运输；
● 现场物资仓储容量和条件。

2. 进度的参考资料
选择合适的参考资料和进行评审，也是提高进度计划质量和编制效率的途径。
● 采购的各环节的“通常、典型”时长（询价文件、供应商报价、技术商务评比、澄清、返回的技术文件、制造、运输），对于长周期设备和关键的设备和材料，信息越详细越好；
● 参考的采购进度数据：尽量收集同样采购品类、同样的技术要求、同样的供应商等进度计划；
● 不同运输方式的运输时间数据，清关报关时间。

3. 重要限制条件
限制条件的准确性将直接影响进度计划的准确性，通常包括以下：
● 不同品类的设备、材料的要求交付时间节点（最迟、比较合适）；
● 交付到不同地点的规则；运输到施工现场或到模块制造场；分批交付的要求；
● 供应商返回技术资料的时间节点（特别是大型动静设备、非标准设备、长周期设备、成套设备）；
● 编制采购询价文件的时间限制；
● 模块化制造、现场组装设备（如大型储罐、裂解炉、转化炉等）需要的各类设备和材料到组装场地的时间；
● 天气和季节对物流运输的影响，比如冬季运输的限制。

编制的步骤
编制采购进度计划是多专业团队合作的成果，按规则有序合作，才能又快又好地编制。石化项目进度的编制每一步骤的工作量更大，需要检查和优化的内容很多。
典型步骤参考以下的图：

图：编制进度计划的典型步骤

通常分为四个步骤：
第一步：明确采购范围、创建WBS、定义分类和项目日历；
第二步：明确工作项（作业）和形成进度计划的初版；先梳理项目全部的采购工作，讨论和检查上面第4节的依据、限制条件，并逐项落实采购的上下游关系，和必须遵守的里程碑核对；
第三步：检查进度计划和修改；安排采购、设计和施工的人员都参与审查，审查时应根据：
1. 供应商的反馈；
2. 和设计、施工的初步进度的匹配；参考本文的第6节的审查要点。
第四步：分析进度计划和优化；优化不仅仅是压缩进度，要站在项目全局考虑，考虑对费用、人力资源、施工实施的优化效果，优化的方面包括：
1. 优化关键路径上的采购活动，比如比较不同供应商制造周期和运输时间；
2. 在满足进度目标的情况下，比较不同物流运输模式的进度和结合费用的比较；
3. 优化施工，通过分析物资可能到达现场的时间区间，避免大量设备集中到现场，既要节省大型吊装设备费用，又要优化设备安装的峰值人员；
4. 优化物资运输到现场的时间，避免在现场建造做过大的仓库；
5. 结合采购付款计划，尽可能减少EPC承包商的负现金流。

遵守编制原则和要求
高质量的采购进度计划需要遵守一定原则和要求：
● 孤立的、和其它工作项没有连接关系工作项尽量不要出现；尽可能建立工作之间的逻辑关系；
● 对开始、结束时间约束的尽量少；
● 对采购工作由多方分别执行时，需要由总包商建立统一的WBS、统一的进度层级和汇总、修改方法；
● 每项进度计划尽可能做到有据可依，基于经验的进度应标记，得到供应商的进度数据后再检查和修改。
● 每个采购工作项必须依据采购团队的输入。

审查采购进度计划
提高进度计划的质量和准确性离不开审查的环节，审查时应抓住石化项目采购工作的特点，比如长周期设备和关键设备的采购，确保满足项目的要求，保证每项进度计划是有依据和可靠的，确保逻辑关系是正确的：
● 满足合同里的节点要求；
● 前几级和项目WBS一致；
● 采购进度计划里的工作项和合同里采购的范围匹配；
● 满足设计的需要（询价文件准备、供应商反馈技术资料）；
● 满足施工的需要，需要的设备和材料必须按施工要求如期到达现场；
● 和供应商选择策略和供应商清单匹配，和采购团队沟通，落实供应商的生产负荷情况对制造时间的影响，考虑不同的供应商交付时间差别。

2. 重点审查
● 重点审核关键采购工作（长周期设备、关键的设备、材料）的计划目标和进度，设计需要的关键技术资料的时间，交付到施工现场或模块组装厂的时间；关键的采购包（长周期设备、关键设备）的时长是否合理：询价、制造、运输；是否考虑进度优化方案；
● 和采购分工策略匹配，进度计划除了包括承包商自己的工作项，也要包括由其他项目参与方（业主、专利商、成套设备供应商、其他合作伙伴或分包商）负责的采购工作项的时间节点；
● 模块制造的要求，根据模块组装的顺序，需要的设备、材料什么时候交付到模块场；
● 采购工作项的输入时间是否正确或合理；设计提供询价文件和完成TBA（技术评比标书）的时间是否和设计进度匹配；
● 进度计划里工作项之间的逻辑关系包括“F-S（完成-开始）”、“S-S（同时开始）”、“F-F（同时结束）”或“S-F（开始-结束）”，逻辑关系的初步建立应参考其他项目类似的工作项，然后和设计、采购、施工人员共同检查。

3. 其它检查点
● WBS结构；
● 和供应商的选择匹配；
● 子环节的时长是否合理：包括询价、制造（检验）、运输；
● 和运输策略匹配，不同运输方式和运输路线对进度的影响；
● 顺序是否合理？单项工作时长是否合理？

结语石化项目采购工作类似连接设计和施工的“链条”，和设计和现场安装存在承上启下、双重界面、互相制约的特点，石化项目的采购物资涉及很多专业，在准备采购进度时要考虑有关的各个方面，并提高进度计划的编制、优化、修改、审查这些环节的质量，才能全面提高采购的进度计划的质量和准确性，并提高整个项目进度计划的质量。

文：周航，惠生工程（中国）有限公司。摘自《化工管理》2020年第10期。