“日出未必意味着光明，太阳也无非是一颗晨星而已，只有在我们觉醒时，才是真正的破晓。” ——《瓦尔登湖》项目管理三角，在传统上也被称作三大控制：进度控制、成本/费用控制、质量控制（QC），现在质量控制已改为质量管理，确切的说是全面质量管理（TQM），同样的，项目管理中还有合同管理、HSSE管理，那么为什么质量控制改名质量管理？为什么不叫合同控制、HSSE控制呢？归根结底什么叫控制，什么叫管理，两者区别和联系是什么？如果大家对管理感兴趣的话，应该知道管理学上还有一个永恒的话题就是管理和领导到底有什么区别？关于管理和控制的定义，我个人认为20世纪初，法国工业家亨利.法约尔（Henri Fayol）的提法最为清晰明了，所有的管理者都发挥五种职能：《组织行为学》（第14版，斯蒂芬.P.罗宾斯、蒂莫西.A.贾奇著）中提及，现在我们把这些职能简化为：计划、组织、领导（leading）和控制：- 计划：确定组织的目标、制定达成这些目标的总体战略等。
- 组织：组织结构设计，包括：决定要完成什么样的任务、谁来承担这些 任务、如何把任务进行分类、谁向谁汇报等。
- 领导（我个人认为把指挥、协调合并成领导并不妥当，混淆了领导和管理概念）：每个组织都由人组成。于是，指挥和协调这些人也是管理者的工作，这就是“领导”职能。当管理者激励下属、指导别人的活动、选择最有效的沟通渠道以及解决成员之间的冲突时、他们就是在进行领导。
- 控制：为了保证各项事情按部就班地发展，管理者必须对组织的绩效进行监控。他们要对实际的绩效与预定的目标进行比较，如果出现重大偏离，管理者的工作就是要使组织回到正确的轨道上来。这种监控、比较以及对可能的错误进行纠正的活动，就是所谓的控制职能。
通过上面的描述就很清楚了，管理包含控制，控制是管理的一部分。从上面控制职能的描述来看，的确只有进度控制和成本控制名副其实，文件控制则有点名实不副（因为文件工作很难设定个目标，然后监控进而有了偏差进行纠偏）。之所以叫文件控制一是早期的约定俗成并沿用下来，二是ISO9001使用的也是文件控制这个词。其实我们大可不必纠结称谓，关注实质内容才是重点。 1）文件的实质是信息，文件控制的实质就是对信息流动的控制，一个项目信息的流动必须有序，否则将造成混乱和可怕的后果；比如业主的开工令在文件控制部门积压，没有及时处理，导致工期延误；再比如发给业主关于工程延期的索赔通知，由于文件控制工程师的疏忽，没有及时提交给业主，导致索赔权利丧失等等。好的文件文件控制体系可以使信息有序流动，避免混乱和产生有利的结果。 2）国际项目的实体工作（物理性工作-physical work，或者叫形象工作，实物工作）固然重要，但是业主不会看见你完成了一栋别墅，看见了钢筋混凝土就会给你付款，最终还是要体现在文件上（请款最终要提交请款文件加上支持文件，支持文件包括验收记录、安全记录等，如果没有这些文件，即使完成了一栋别墅，业主照样不会付款），所以说“文字记录定乾坤”，“文件、文字解决战斗”，文件控制就是把这些文字和文件书面化、效力化，然后在项目各参与方之间规范传递，最终通过文件和文字（比如最终验收证书）来完成项目和关闭合同。3）证据保存功能：这点在变更、索赔、争端解决（仲裁、诉讼）最为明显；可以说除了证人证言（实际上证人证言最终也要体现在文件上），其他证据都是文件，文件控制就是形成证据库，把证据保存下来。
1）重要性和权威性不足：觉得重要、做起来次要、最后可能就是无关紧要。2）管理思维、方式与国际惯例不接轨，中国公司很多用国内的资料室、情报室、档案室的管理思维去管理国际项目的文控。3）专业性不够，作者参与的非洲、南美、中东等等区域的项目，通用的文件编码基本上都是：A（项目代码）-B（发送方和接收方代码）-C（文件类型）-D（流水号）或者类似的格式。举个例子，欧洲公路项目（项目代码EUHW），承包商中路公司（代码CR），业主欧路公司（代码ER），承包商向业主提交一封信函（文件类型代码LE）。按照国际通用A-B-C-D编码规则，可以编成“EUHW-CRER-LE-0008”；如果按照国内的思维，则编码格式是：A（公司代码）/项目代码/部门代码/年份-流水号。还是上面的例子，信函的内容是关于施工组织设计报批，信函起草部门是施工部，施工部代码CT，则编成CR/EUHW/CT/2023-001; 还比如，国际上提交文件要用传送单（Transmittal），中国公司习惯于裸送，来文处理要用处理用纸（Distribution），中国公司习惯于在原文上圈阅（破坏文件的效力，将来则不能作为呈堂证供）。4）不成体系，不能把所有相关文件纳入统一的文控体系内，一般来讲重视与业主、与咨询公司之间的文件往来，缺少与分包商之间的文件控制体系（比如承包商发给分包商的文件按照承包商的格式，分包商发给承包商的文件则是分包商自己制定的格式，如果是体系化的运作，则承包商规定和编制好双方往来文件的标准格式，分包商遵照执行而不能是分包商随心所欲；规则由强者制定，由弱者执行）。 5）信息化水平不高：文件控制的电子化、数据化、信息化还停留在MS Office Excel的水平上；当然了大部分中国公司的各种管理系统（合同管理系统，库存管理系统等）水平都不高，大部分所谓的管理系统最后都是导出一堆Excel，最终靠Excel解决战斗，所以，我说如果所谓的管理系统不能比Excel牛叉，不能取代Excel，还得靠Excel解决问题，那这个管理系统就是花里胡哨给人看的，不是给人用的。 在国际上，文控信息化水平不高的原因除了上面还有以下几点：- 中国领导人习惯于嗅闻纸张的味道，习惯于展示老干部体书法，没有了纸张，在系统上无纸化办公不习惯；一个人是不是领导的亲信通过认识领导的手写批示文字就能体现出来，能全部认识领导手写批示文字的，妥妥的亲信。
- 国际项目很大一部分是在网络基础设施不发达的国家，荒山野岭，戈壁沙漠，郊区乡村没有网络或者网速很慢，系统登录页面一直转圈圈；所以经常出现这样的场景，回国人员带回来光盘（后来升级成U盘），然后交给系统操作人员把信息导进系统。
- 有些业主比较强势，也比较高端，有自己的项目文控系统，要求承包商必须使用其系统，承包商固然要使用，但是考虑到文件的证据性和安全性，如果和业主之间的文件都在业主的系统上操作、运行，实际上就是把自己的身家性命交待给了业主，所以，承包商一边在业主的系统上运行，同时在线下再保留一套以防万一，线上一套，线下一套，无疑增加了工作量。
抗M援朝期间，米国杜（总）鲁（统）门在约克岛会见联合（总）国（司）军（令）麦克阿瑟，秘密会见，但是速记员仍然按照规定偷偷把门开缝，记录了谈话内容，可见米国对文控工作重视以及纪律。到底国际项目的文控怎么做？个人浅见如下，一家之言，仅供参考：1、文控工作的特点就是门槛低（往往被认为就是收发存，对从业人员的能力和素质要求似乎也不高），但是天花板很高，一般人、一般组织很难达到一定的高度，天花板不容易够到；所以不能因为门槛低而轻视，“天下难事，必作于易；天下大事，必作于细”，文控就是国际项目管理的难事和大事；3、体系化：全覆盖，无死角，纵向到底，横向到边，一个项目的文控体系至少应包括下列子系统（模块）：4、手册化：对应上面的体系，应编制文控手册，第一个纲领性的手册就是“文控体系手册”，然后每一个子系统也要编制一个文控手册，如果某个子系统里存在多个参与方，那么与每个参与方都要编制文控手册，举例：比如分包商子系统里有8家分包商，那么在分包商子系统里就要编制8个文控手册，与每个分包商之间都有一册；
5、文控手册合同化：与业主的文控手册以及与咨询公司的文控手册，肯定主合同里规定了，这样文控手册就构成了合同的一部分，文控手册对双方就有了约束力；同理，与分包商以及供货商的合同里也要规定文控手册是合同组成部分，对双方也都有约束力；6、专业化：比如文件编码规则、文件代码规则、文件类型规则都需要专业化，这个前文已经举过例子，此处不再重复；一位很有见地的读者说：文控在国内学术体系里不是一门专业，但国际是； 7、格式的标准化：比如信函格式、会议纪要格式不能随心所欲，一定要标准化；8、流程合理化：遵循“漏斗原则”、“一支笔原则”等等；11、信息化：无条件的，使用MS office各种组件；有条件的，上马专业的“系统”；“系统”要与实际相符，要智能化，考虑速度、稳定、安全、保密；12、符合ISO9001等质量标准，尤其是在受控文件的管理上要倍加小心；13、文控手册的权威性、刚性、纪律性：举个例子不能因为现场着急而未经授权人签发就发放图纸等等； 14、文控部门的独立性：文控不是行政的附属，也不是综合办的附带，一定要单独成立部门，不要和别的部门合并；一位很有见地的读者又说了：文控在国内不是一个独立部门，但国际是；15、文控工程师的职业化：考虑到国际项目大部分是英语或者是小语种，那么从岗位职能来看，大学里语言专业的人员，人岗最为匹配，尤其是当项目领导英语有点障碍，尤其是工作语言是小语种；- 谁是来文批示、发文签字的授权人？必须是主合同中规定的承包商代表（在项目上可能是PD，但一般应该是PM，毕竟通行的惯例是PM负责制），其他任何人都无权批示和签发，即使批示和签发了也不发生效力，这就是一支笔原则；如果授权人不能在岗，他可以转授权他人。这时有个小细节：一是必须发书面信函通知各方转授权事宜；二是签发出去的文件在签字的地方应该是转授权人签署自己的签字，然后在签字后面要加上“Acting for 授权人的英文名字”。细节体现能力，细节是魔鬼；笔者曾经在某个项目上很荣幸地被转授权了一次，虽然是合同经理，但是过了一把PM的瘾；
- 我们国人做实体/实物工作可以，但是编写文件的工作/能力（paper work）与其他国家人士相比是我们的短板；
- 文控工作中的哪项工作是国际项目文控最高端的也是最难的最具有含金量的工作，信函写作、文件收发、文件查找，都不是，答案是准备会议纪要，文控工程师水平高、能力强的终极体现就是准备会议纪要。
国际项目文控探讨暂时告一段落，但愿我们都能够觉醒，都能够破晓，都变成一个文控上的明白人，不做糊涂人，因为，“聪明人说明白话，简单明了，糊涂人办荒唐事，没完没了”，以此与大家共勉。来源： 走出去情报
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